Le Groupe Funéraire Caron accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et à la sécurité de vos données personnelles.
La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les types de données que nous collectons, de la manière dont nous les utilisons, les raisons pour lesquelles nous les collectons et les droits dont vous disposez.
Définition d’un renseignement personnel
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ces renseignements sont confidentiels et doivent être traités comme tels.
Afin d’être en mesure de remplir les différents formulaires nécessaires à l’obtention d’un contrat de préarrangement, d’un contrat de service funéraire ou pour remplir les différents formulaires obligatoires du gouvernement, nous avons besoin de certains renseignements : nom, prénom, date et lieu de naissance, signature, adresse résidentielle, numéros de téléphone, adresse courriel, date et lieu de mariage, date et lieu de divorce, image, membres de la famille, numéro d’assurance sociale, numéro d’assurance maladie, numéro de permis de conduire, numéro de permis d’armes à feu, numéro de dossier à la CNESST, numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec, numéro d’inscription au Registre des Indiens. Certaines informations ne s’appliquent pas à tous et ne seront donc pas demandées.
La durée de conservation des données
Lorsque l’objet pour lequel un renseignement personnel a été recueilli est réalisé, le Groupe Funéraire le détruit ou l’anonymise pour des fins d’amélioration de la prestation de ses services. Conformément à la loi, les renseignements personnels sont conservés au moins cinq ans après toute décision concernant la personne concernée. Les renseignements personnels faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification sont conservés jusqu’à l’épuisement des recours prévus par la loi. Par ailleurs, le Groupe Funéraire Caron conserve un renseignement personnel pour la durée requise par les autorités gouvernementales auprès desquelles elle est redevable.
Le Groupe Funéraire Caron ne jette au rebut aucun document qui contient un renseignement personnel, ces pièces sont détruites ou déchiquetées.
Un renseignement personnel concernant une personne physique est anonymisé selon les critères et modalités déterminées par le règlement.
Sécurités des données
Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés sous clé dans un classeur ou dans un emplacement dédié à cette fin par la personne responsable. Les membres du personnel ne sont pas autorisés à quitter les lieux de travail avec des renseignements personnels sans l’approbation du Groupe Funéraire.
Les dossiers informatiques sont quant à eux protégés par un mot de passe.
Une copie de sauvegarde est enregistrée régulièrement afin de limiter les possibilités de perte de données.
Les personnes qui ont accès aux renseignements personnels dans l’exercice de leur fonction sont les suivantes :
- a) La Direction générale.
- b) Le personnel.
Le Groupe Funéraire Caron s’assure que chaque membre du personnel comprend comment mettre en œuvre la politique.
Accéder à vos données
Toute personne a le droit de demander l’accès à ses données personnelles. Le Groupe Funéraire Caron s’engage à être transparent quant à la collecte et l’utilisation des données.
Si vous souhaitez faire exercer ce droit, veuillez communiquer avec notre représentant de la protection des renseignements personnels :
Daniel Caron, directeur général
Sans frais : 1 800 300-2951